Sözleşmesel statü
Bu Ek, Müşteri tarafından kabul edilen Hizmet Sözleşmesinin ayrılmaz parçasıdır. Müşteri “Veri Sorumlusu”, Teyna Yazılım Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Teyna”) “Veri İşleyen”dir. Müşteri Verisinin niteliğine göre tarafların farklı bir rolü varsa o işlem ayrıca ve yazılı olarak belirlenir.
1. Konu, süre ve talimat
Teyna, Müşteri Verisini yalnızca Hizmeti sunmak, güvenliğini sağlamak, destek vermek ve Müşterinin yazılı/elektronik talimatlarını yerine getirmek için işler. Hizmetin yapılandırılması, kullanıcı işlemleri ve Sipariş Formu belgelenmiş talimat sayılır. Teyna, talimatın mevzuata aykırı olduğunu düşünürse Müşteriyi bilgilendirir ve hukuka aykırılık giderilene kadar ilgili işlemi durdurabilir.
İşleme, Hizmet Sözleşmesi boyunca ve sona erme sonrasında iade/silme işlemleri tamamlanana kadar devam eder.
2. İşlemenin kapsamı
| İlgili kişiler | Müşteri çalışanları ve yetkilileri; Müşterinin gerçek kişi müşterileri, müşteri çalışanları/irtibat kişileri, ziyaret noktası ilgilileri, imza veya kanıt kaydında yer alan kişiler |
|---|---|
| Veri kategorileri | Kimlik ve iletişim; iş/meslek; kullanıcı ve yetki; müşteri/cari; adres, telefon ve ziyaret noktası; rota, zaman ve kesin konum; kontrol listesi, not, fotoğraf, imza, form/fiş; işlem, tahsilat ve denetim kayıtları; cihaz ve teknik kayıtlar |
| İşlemler | Toplama, kaydetme, düzenleme, barındırma, görüntüleme, sorgulama, senkronizasyon, raporlama, yedekleme, dışa aktarma, kısıtlama ve silme/yok etme |
| Amaç | Rota ve ziyaret yönetimi, saha kanıtı, çevrimdışı çalışma, müşteri/cari görünümü, raporlama, güvenlik, destek ve Müşterinin etkinleştirdiği entegrasyonlar |
Tüzel kişiye ait genel merkez adresi veya santral numarası tek başına kişisel veri olmayabilir. Ancak şahıs işletmesine, çalışana, irtibat kişisine veya başka bir gerçek kişiye bağlanabilen adres ve telefon numarası kişisel veridir ve bu Ek kapsamındadır.
Özel nitelikli kişisel veri olağan kapsamda değildir. Müşteri, Teyna ile kapsam ve ek tedbirler yazılı olarak kararlaştırılmadan bu tür veri yüklememeyi kabul eder.
3. Müşterinin veri sorumlusu yükümlülükleri
Müşteri;
- kişisel veriyi hangi ilgili kişilerden, hangi amaç ve hukuki sebeple toplayacağına karar vermekten,
- çalışan, gerçek kişi müşteri, şahıs işletmesi ve irtibat kişilerini zamanında ve faaliyet özelinde aydınlatmaktan; gerekiyorsa ayrı açık rıza almaktan,
- adres, telefon, konum, fotoğraf ve imza dahil yalnızca gerekli veriyi sisteme girmekten, doğruluk ve güncelliği sağlamaktan,
- kullanıcı rollerini, erişimleri, saklama sürelerini ve silme talimatlarını belirlemekten,
- yurt dışı aktarım doğuran bir entegrasyonu etkinleştirmeden önce KVKK m.9 şartını sağlamaktan
sorumludur. Teyna’nın ürün hakkında örnek metin veya teknik araç sağlaması, Müşterinin veri sorumlusu yükümlülüklerini devraldığı anlamına gelmez.
4. Teyna’nın veri işleyen yükümlülükleri
Teyna;
- veriyi yalnızca belgelenmiş talimat ve bu Ek kapsamında işler; kendi pazarlama veya bağımsız profilleme amacıyla kullanmaz,
- veriye erişen personeli gizlilik yükümlülüğüne tabi tutar ve erişimi görevle sınırlar,
- riskle orantılı teknik ve idari güvenlik tedbirleri uygular,
- ilgili kişi başvuruları, denetim, veri taşınabilirliği ve silme taleplerinde makul ölçüde yardımcı olur,
- kişisel veri ihlali şüphesini öğrendiğinde Müşterinin yasal sürelerini karşılayabilmesine yetecek hızda ve gereksiz gecikme olmaksızın bilgi verir,
- Hizmet sona erdiğinde Müşterinin seçimine göre Müşteri Verisini iade eder veya siler; kanuni saklama zorunluluğu bulunan kopyaları ayırır ve erişime kapatır.
5. Alt işleyenler ve bağımsız sağlayıcılar
Teyna, Müşteri Verisini kendi adına işleyen bir alt işleyen kullanmadan önce sağlayıcının kimliği, hizmeti ve işleme ülkesi hakkında Müşteriye bilgi verir. Müşteriye makul ve gerekçeli itiraz imkânı tanınır. Teyna, alt işleyenle en az bu Ekteki veri koruma yükümlülüklerini içeren yazılı sözleşme kurar ve alt işleyenin kendi yükümlülüklerinden sorumlu kalır.
OpenStreetMap/Nominatim, TomTom, Apple Maps, Google Maps ve Paraşüt gibi Müşterinin doğrudan seçtiği veya kendi koşullarıyla hizmet sunan sağlayıcılar, somut akışa göre bağımsız veri sorumlusu ya da ayrı veri işleyen olabilir. Bu sağlayıcılara gönderilecek veri Müşterinin talimatı ve ilgili entegrasyon açıklamasıyla sınırlandırılır.
6. Dış servis sorgularının kapsamı
Teyna, harita ve adres servislerine Müşteri veritabanını, toplu müşteri listesini veya operasyon kayıtlarını barındırma, yedekleme ya da depolama amacıyla göndermez. Bu servislerle yalnızca ilgili özellik kullanıldığı anda, sorgunun sonuçlandırılması için gerekli teknik istek kurulur.
Harita görüntüleme isteğinde IP adresi ve görüntülenen alan; adres aramasında ise arama metni veya koordinat servis sağlayıcıya ulaşabilir. Sağlayıcıya Müşteri hesabına erişim verilmez. Ad, telefon, ziyaret notu, fotoğraf veya diğer Müşteri Verileri, kullanıcı bunları arama metnine ayrıca yazmadıkça sorgunun parçası yapılmaz.
Gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyen genel bir adres veya koordinat sorgusu kişisel veri niteliği taşımayabilir. Sorgu şahıs işletmesine, gerçek kişi müşteriye, çalışana veya irtibat kişisine bağlanabiliyorsa kişisel veri sayılabilir. Bu durumda işleme amacı ve hukuki sebebi belirleyen veri sorumlusu Müşteri; sorguyu Müşterinin talimatıyla gerçekleştiren veri işleyen ise Teyna’dır.
Teyna sorgu içeriğini veri minimizasyonu ilkesine göre sınırlar ve bağımsız bir profilleme amacıyla kullanmaz. Seçilen servis sağlayıcının yurt dışında bulunması ve sorgunun kişisel veri içermesi hâlinde KVKK’nın 9. maddesindeki aktarım şartları uygulanır; sağlayıcı ve kullanılan güvence Müşteriye entegrasyon veya Sipariş Formu kapsamında bildirilir.
7. Güvenlik, ihlal ve denetim
Teyna; şirket/rol ayrımı, kimlik doğrulama ve oturum güvenliği, iletim şifrelemesi, kayıt ve izleme, yedekleme, güvenli geliştirme ve olay müdahalesi tedbirlerini riskle orantılı uygular. Müşteri, kullanıcı hesapları, cihaz güvenliği ve doğru yetkilendirmeden sorumludur.
Müşteri yılda bir kez, makul ön bildirimle ve diğer müşterilerin gizliliğini ihlal etmeden, Teyna’nın bu Eke uyumunu gösteren mevcut bilgi ve raporları talep edebilir. Yerinde denetim ancak belgelerin yeterli olmaması, somut risk bulunması ve kapsam/süre/gizlilik koşullarının önceden kararlaştırılması hâlinde yapılır.
8. İade, silme ve sözleşme önceliği
Sona ermede dışa aktarma biçimi, erişim süresi ve silme takvimi Sipariş Formunda teknik olarak uygulanabilir sürelerle belirlenir. Üretim kopyaları talimata göre silinir; yedek kopyalar olağan güvenli yedek döngüsünde erişime kapalı kalır ve üzerine yazılır. Silme işlemi, kanunen saklanması zorunlu Teyna kayıtlarını kapsamaz.
Kişisel veri işleme konusunda bu Ek ile Hizmet Sözleşmesi çelişirse bu Ek uygulanır. Yurt dışı aktarımında Kurulun standart sözleşmesi kullanılmışsa o standart sözleşmenin emredici hükümleri önceliklidir.
