Önemli rol ayrımı
Bu metin, Teyna’nın kendi adına veri sorumlusu olduğu işlemleri açıklar. Bir kurumsal müşterinin çalışan, müşteri, ziyaret noktası veya saha operasyonu verilerini peya’da işlemesi hâlinde veri sorumlusu kural olarak ilgili kurumsal müşteridir; Teyna bu verileri müşterinin belgelenmiş talimatlarıyla veri işleyen sıfatıyla işler. Çalışanlara ve müşterinin diğer ilgili kişilerine yapılacak faaliyet özelindeki aydınlatma kurumsal müşterinin sorumluluğundadır.
1. Veri sorumlusu
Teyna Yazılım Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Teyna” veya “peya”), MERSİS No: 0841105031800001.
Adres: Kışla Mah. 37 Sk. Cengizhan Apt. B Girişi No: 6 İç Kapı No: 102 Muratpaşa/Antalya
KEP: teynayazilim@hs01.kep.tr
Teyna; web sitesi ziyaretçileri, demo talebi sahipleri, müşteri adayları, müşteri yetkilileri, kullanıcı hesabı ve güvenlik işlemleri ile destek ve faturalama süreçlerinde belirlediği amaçlar bakımından veri sorumlusudur.
2. İşlenen veriler ve elde edilme yöntemi
- Web sitesi ziyaretçisi: IP adresi, istek zamanı, tarayıcı/cihaz ve hata-güvenlik kayıtları; siteye erişim sırasında otomatik olarak.
- Demo talebi ve ticari iletişim: ad soyad, şirket, iş e-postası, telefon, ekip/ziyaret hacmi ve ihtiyaç açıklaması; demo formu veya iletişim kanalları üzerinden.
- Müşteri yetkilisi ve kullanıcı: ad soyad, iş iletişim bilgisi, şirket, görev/rol, kullanıcı hesabı, yetkiler, oturum, cihaz, erişim ve denetim kayıtları; müşteri yöneticisi, kullanıcı işlemleri ve sistem kayıtlarından.
- Destek, sözleşme ve faturalama: talep/yazışma içeriği, şirket ve yetkili bilgileri, sipariş/paket, sözleşme, fatura ve tahsilat durumu; ilgili kişi, kurumsal müşteri ve hizmet kayıtlarından.
Kurumsal müşterinin veri sorumlusu olduğu saha verileri; çalışan bilgileri, rota ve ziyaret noktaları, kesin konum, ziyaret zamanı/durumu, müşteri/cari bilgileri, kontrol listesi cevapları, notlar, fotoğraf, imza, form, fiş ve çevrimdışı işlem kayıtlarını içerebilir. Özel nitelikli kişisel veri peya’nın olağan hizmet amacı kapsamında talep edilmez.
3. Amaçlar ve hukuki sebepler
| İşlem | Amaç | KVKK hukuki sebebi |
|---|---|---|
| Demo talebi ve sözleşme görüşmeleri | Talebi yanıtlamak, ürün görüşmesi planlamak ve teklif hazırlamak | İlgili kişi şahsen sözleşme kuracaksa talebi üzerine sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olma (m.5/2-c); kurumsal yetkili/irtibat kişisi bakımından temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Hesap, oturum ve yetki yönetimi | Hizmete güvenli erişim sağlamak ve kullanıcı rollerini uygulamak | Kurumsal hizmeti ve bilgi güvenliğini yürütmeye yönelik meşru menfaat (m.5/2-f) ile bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m.5/2-e) |
| Erişim, güvenlik ve denetim kayıtları | Yetkisiz erişimi önlemek, olay incelemek, hizmet güvenliğini ve delil bütünlüğünü sağlamak | Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç), bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m.5/2-e) ve meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Destek ve müşteri başarısı | Talebi çözmek, hatayı gidermek ve hizmeti geliştirmek | Kurumsal kullanıcı bakımından meşru menfaat (m.5/2-f) ve bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m.5/2-e); ilgili kişi sözleşme tarafıysa sözleşmenin ifası (m.5/2-c) |
| Sözleşme, fatura ve mali kayıtlar | Aboneliği yönetmek, fatura düzenlemek, alacak ve muhasebe süreçlerini yürütmek | Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç), bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m.5/2-e); ilgili kişi şahsen sözleşme tarafıysa sözleşmenin ifası (m.5/2-c) |
| Müşteri Verisinin barındırılması ve işlenmesi | Rota, ziyaret, kanıt, raporlama, senkronizasyon ve seçilen entegrasyonları sunmak | Hukuki sebebi kurumsal müşteri belirler; Teyna veriyi müşterinin talimatıyla veri işleyen olarak işler |
Açık rıza gerektiren ayrı bir işlem varsa aydınlatma ve açık rıza birbirinden ayrı sunulur. Hizmetin zorunlu unsuru olmayan bir işlem için verilen rıza geri alınabilir. İşletim sistemi konum/kamera izni tek başına KVKK kapsamında hukuki sebep veya açık rıza sayılmaz.
4. Alıcılar ve aktarım amaçları
Veriler, yalnızca amaçla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- müşterinin yetkilendirdiği yöneticiler ve kullanıcılar; saha operasyonunun yürütülmesi için,
- barındırma, nesne depolama, e-posta, yedekleme, güvenlik ve teknik destek sağlayıcıları; hizmetin işletilmesi için,
- müşterinin etkinleştirdiği muhasebe veya diğer entegrasyon sağlayıcıları; ilgili entegrasyonun çalışması için,
- harita, adres arama ve navigasyon sağlayıcıları; harita gösterme, adres/koordinat sorgulama veya kullanıcının navigasyon talebini yerine getirmek için,
- yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve icra mercileri; hukuki yükümlülük veya usulüne uygun talep kapsamında.
Bir sağlayıcının peya adına veri işlediği durumlar Veri İşleme Eki ve sipariş bilgilerinde; kendi amaç ve koşullarıyla hareket ettiği durumlar ise ilgili entegrasyon ekranında açıklanır.
5. Harita, adres ve navigasyon hizmetleri
peya, harita gösterimi ve adres bulma özelliklerini sunmak için OpenStreetMap, Nominatim ve gerektiğinde TomTom gibi harita servisleriyle teknik bağlantı kurabilir. Harita görüntülendiğinde IP adresi, tarayıcı bilgisi, istek zamanı ve görüntülenen harita alanı; adres arandığında ise arama metni veya koordinat ilgili servise iletilebilir.
Her adres veya harita sorgusu kişisel veri değildir. Tüzel kişiye ait genel merkez adresi ya da gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyen genel bir konum sorgusu KVKK kapsamında kişisel veri oluşturmayabilir. Buna karşılık şahıs işletmesine, gerçek kişi müşteriye, çalışana veya irtibat kişisine bağlanabilen adres, telefonla eşleşen konum ya da kesin koordinat kişisel veri niteliği taşıyabilir.
Müşteri kayıtları içindeki bu veriler bakımından hangi bilginin sisteme girileceğine ve hangi amaçla kullanılacağına kurumsal Müşteri karar verir; veri sorumlusu Müşteri, veri işleyen ise Teyna’dır. Teyna, veriyi yalnızca Hizmetin sunulması ve Müşterinin talimatı kapsamında işler.
Kullanıcı Apple Maps veya Google Maps ile navigasyon açmayı seçerse hedef adres veya koordinat ilgili sağlayıcıya iletilir ve sağlayıcının kendi gizlilik koşulları uygulanır. Kullanılan sağlayıcının yurt dışında bulunması hâlinde kişisel veri niteliğindeki aktarımlar KVKK’nın 9. maddesindeki şartlara ve Kişisel Veri İşleme Ekine uygun olarak yürütülür.
6. Saklama, iade ve silme
Veriler; işleme amacı, sözleşme süresi, yasal saklama yükümlülükleri ve uyuşmazlık zamanaşımı süreleriyle sınırlı tutulur. Süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Saklama süresini uzatan hukuki bir uyuşmazlık varsa yalnızca ilgili kayıt, erişimi sınırlandırılarak uyuşmazlık sonuna kadar korunur.
- Demo talepleri: görüşme sonuçlanana veya talep geri çekilene kadar; devam eden ticari ilişki yoksa en geç 2 yıl.
- Hesap ve destek kayıtları: hizmet ilişkisi boyunca; sonrasında hakların korunması için gerekli süreyle sınırlı.
- Müşteri Verisi: sözleşme ve sipariş formundaki aktif kullanım süresince; sona ermede müşterinin iade/silme talimatına göre. Yedeklerde kalan kopyalar normal yedek döngüsünde erişime kapalı tutulur ve güvenli biçimde üzerine yazılır.
- Mali ve sözleşmesel kayıtlar: ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca.
Belirli bir dışa aktarma veya yedekten silme süresi ancak teknik olarak uygulanıyorsa Sipariş Formunda ayrıca taahhüt edilir. Bu metin tek başına uygulanmayan “30/90 gün” gibi bir teknik silme garantisi oluşturmaz.
7. Güvenlik ve veri ihlali
Teyna; şirket ve rol bazlı erişim, aktarım sırasında şifreleme, oturum koruması, kayıt ve izleme, yedekleme, erişimlerin sınırlandırılması ve olay müdahalesi gibi riskle orantılı teknik ve idari tedbirler uygular. Veri ihlali şüphesi değerlendirilir; veri sorumlusu olan müşteriye kendi yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için gereksiz gecikme olmaksızın mevcut bilgiler sağlanır.
8. İlgili kişi hakları ve başvuru
KVKK m.11 uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi/yurt dışı alıcıları bilme, düzeltme, şartları varsa silme/yok etme, bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik sistem sonucuna itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.
Başvurunuzu kimliğinizi ve talebinizi doğrulamaya yeterli bilgilerle; şahsen veya yazılı olarak şirket adresine, noter aracılığıyla, teynayazilim@hs01.kep.tr KEP adresine ya da mevzuatın kabul ettiği güvenli elektronik imza, mobil imza veya daha önce bildirip sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta kanalıyla iletebilirsiniz. Başvurular kural olarak en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarifesi uygulanabilir.
Kurumsal müşterinin veri sorumlusu olduğu saha verileriyle ilgili başvurular önce ilgili kurumsal müşteriye yapılmalıdır. Teyna, müşterinin talimatıyla başvurunun yanıtlanmasına yardımcı olur.
9. Çerezler, mobil izinler ve değişiklikler
Tarayıcı saklama teknolojileri, oturum çerezi ve harita bağlantıları Çerez ve Benzeri Teknolojiler Metninde açıklanır. Mobil konum, kamera ve dosya izinleri ilgili özellik kullanılırken cihaz üzerinden yönetilir.
İşleme amacı, alıcı veya teknoloji değişirse bu metin kişisel veri işlenmeye başlanmadan önce güncellenir. Aydınlatma metni bir onay veya açık rıza belgesi değildir.
